Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kertoo seuraavien henkilöryhmien henkilötietojen käsittelystä:

·      Asiakas tai asiakkaan edustaja;

·      Asiakkaan vastapuoli tai vastapuolen edustaja;

·      Asiakkaan asiakas;

·      Asiakkaan henkilöstön jäsen tai sopimuskumppani

·      Toimeksiantoon liittyvä henkilö

1.    Rekisterinpitäjä 



OTElegal Oy (jäljempänä ”rekisterinpitäjä”)



Yhteystiedot: 
OTElegal Oy 
Rauhankatu 15, 20100 Turku 


sini.kossi@otelegal.fi



2.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus



Tietoja käsitellään toimeksiannon hoitamiseen sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja yleisesti asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen, arkkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, maksunvalvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen ja muita vastaavia käyttötarkoituksia varten. 



3.  Rekisterin tietosisältö



Käsittelemme asiakkuuteesi ja toimeksiantoon liittyviä tietoja, jotka riippuvat toimeksiannon luonteesta. Tietoja ovat muun muassa:

·       nimi, y-tunnus tai syntymäaika ja yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), 

·       työsuhteeseen liittyvät tiedot (kuten organisaatio ja tehtävänimike)

·       sopimussuhteita koskevat tiedot

·       nimenkirjoitusoikeutta koskevat tiedot

·       kiinteistön tai muun omaisuuden omistus- ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot



4.    Miksi tietojasi käsitellään

Tietojasi käsitellään toimeksiannon hoitamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on:

·      yksilöidä, tunnistaa asiakasrekisterissä olevia henkilöitä ja hallinnoida yhteystietoja sekä pitää yhteyttä

·      ylläpitää ja kehittää asiakassuhteita

·      toteuttaa markkinointi- ja myyntitoimenpiteitä

5.    Tietojen kerääminen

Tietoja kerätään:

·      asiakkailta ja asiakkaiden edustajilta 

·      julkisista rekistereistä (kuten kaupparekisteristä) 

·      julkisista lähteistä

·      viranomaisilta. 

6.    Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu:

(a)  Oikeutettuun etuun

·      toimeksiantotyön tekemiseen liittyvän rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun

·      liiketoiminnan kehittämiseksi

(b)  lakisääteisiin velvoitteisiin

·      rekisterinpitäjä on lain luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista (715/2011) tarkoittama osakeyhtiö, johon koskee soveltuvin osin kyseisen lain mukaiset velvoitteet.

·      rekisterinpitäjää koskee rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain sekä EU:n asettamien taloudellisten pakotteiden asettamat velvoitteet. Näiden noudattamiseksi henkilötietoja käsitellään muun muassa:

o   asiakkaan ja asiakkaan edustajan tunnistamiseksi ja henkilöllisyyden todentamiseksi rahanpesua ja terrorismin rahoittamista koskevan riskiarvion tekemiseksi

o   pakotteiden tarkastamiseksi ja raportoimiseksi.

(c)  asiakkaan oikeutettuun etuun

·      siltä osin kun käsittely ei perustu rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin, käsittely perustuu asiakkaan oikeutettuihin etuihin:

o   asiakkaan oikeuksien ja omaisuuden suojan turvaaminen

o   sopimusjärjestelyihin liittyvät asiakkaan edut

o   asiamiehen käyttö oikeuksien ja etujen valvonnassa sekä riita- ja rikosasioiden käsittelyssä tuomioistuimessa.

(d)  sopimuksen täytäntöönpano

·      henkilöasiakkaan osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpanoon

7.    Tietojen luovutukset kolmansille osapuolille


Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ainoastaan, jos toimeksiannon hoitamien tai lakisääteiset velvoitteet sitä edellyttävät. Toimeksiannon hoitaminen saattaa edellyttää tietojen luovuttamista esimerkiksi toiselle asiakkaalle tai viranomaiselle. Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista esimerkiksi viranomaiselle. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia.

8.  Tietojen siirto kolmansiin maihin 

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. 



9.  Tietojen suojaus ja säilytys

Tietoon on pääsy vain henkilöillä, jotka osallistuvat toimeksiannon hoitamiseen tai työroolinsa vuoksi tarvitsevat pääsyn tietoihin. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vai erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Sähköistä aineistoa säilytetään suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan eri tavoin. 



10.Tietojen säilytyksen kesto



Tietoja käsitellään toimeksiannon aikana. Toimeksiannon jälkeen tiedot arkistoidaan yhden vuoden kuluessa toimeksiannon päättymisestä, jonka jälkeen niitä säilytetään arkistossa viisi vuotta. 



11.Oikeutesi

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joita koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle.


·      Pääsy tietoihin

o   Oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta. Tiedon antamisesta voidaan kieltäytyä, jos sillä on laissa säädetty peruste. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

·      Tiedon oikaisu, poisto tai käsittelyn rajoitus

o   Oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto sekä oikeus pyytää poistamaan jokin sinua koskeva tietoa tai pyytää rajoittamaan käsittelyä laissa säädetyin perustein. 

·      Vastustamisoikeus

o   Oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. 

·      Suoramarkkinointiin suostuminen

o   Voit antaa suostumuksesi suoramarkkinointiin tai kieltää suoramarkkinoinnin ja profiloinnin.

·      Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

o   Jos olet itse toimittanut tietoja, joita käsitellään suostumuksen perusteella, on sinulla oikeus saada tiedot itsellesi koneluettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

·      Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

o   Jos katsot, että tietosuojasääntelyä ei ole noudatettu, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.